Die Spieler im SystemspielDie Spieler im Systemspiel
1 INHALTSVERZEICHNIS 2 2 DIE SPIELER IM SYSTEMSPIEL 3 2.1 Die Benutzer 3 2.1.1 Die verschiedenen Arten von Benutzern 4 2.1.2 Einteilung der Benutzer nach Firmenposition 4 2.1.3 Einteilung der Benutzer nach Grad der Erfahrung 6 2.2 Management 7 2.3 Rechenprüfer, Qualitätskontrolleure und Normenprüfer 9 2.4 Systemanalytiker 10 38516opt81vuu2v 2.5 Systementwickler 11 2.6 Programmierer 11 2.7 Bedienungspersonen 12 2.8 Zusammenfassung 12 pu516o8381vuuu 3 FRAGENKATALOG 12 FOLIEN 13
Die Welt ist eine Bühne, Und jeder Mann und jede Frau sind nur Schauspieler: Sie haben ihre Abgänge und Auftritte; Und jeder einzelne spielt jeweils viele Rollen Bei der Entwicklung eines Systems werden Sie als Systemanalytiker mit einer Vielzahl von diversen Personen zusammenarbeiten. Von Projekt zu Projekt kommt es zu unterschiedlichen Besetzungen, die sich hauptsächlich von der Anzahl mitarbeitenden Personen und deren Persönlichkeiten unterscheiden. Die Rollen jedoch bleiben im Großen und Ganzen gleich. Neben dem Wissen über Computertechnik ist auch das zwischenmenschliche Feingefühl gefragt, da die Erwartungen zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern verschieden sind. Hauptgruppen von "Spielern", die man bei einer Systementwicklung antrifft:
Der Systemanalytiker bezeichnet den wichtigsten und ersten Spieler im Systemspiel Benutzer, der eine einzelne oder eine Gruppe von Person(en) sein kann. Für ihn wird das System erstellt und er ist derjenige der befragt werden muß, um das System erfolgreich einsetzen zu können. Benutzer können auch als Besitzer oder Kunde bezeichnet werden, da sie sich selber nicht mit dem Begriff "Benutzer" identifizieren. Der Benutzer ist in dem Sinn "Besitzer", daß er/sie das System, sobald es vollständig fertig ist, erhält und somit besitzt. Der Benutzer kann deshalb als "Kunde" bezeichnet werden, da wie bei anderen Dienstleistungen "der Kunde König" ist und er auch für das System bezahlt oder die Zahlung verweigern kann, wenn er damit nicht zufrieden ist. Der Benutzer ist eine Person, die eine formelle Anfrage nach einem System stellt. In einer kleinen Firma ist dies meist ein einfacher Vorgang (Firmensystemanalytiker anrufen). Bei einer größeren Organisation muß der "Antrag auf eine(n) Systembericht und -studie" meist mehrere Instanzen durchlaufen, bevor der Systemanalytiker ins Spiel kommt. Der Systemanalytiker muß auch mit Situationen rechnen, bei denen er die Identität des Benutzers nicht kennt oder nur geringe Zusammenarbeit von ihm erwarten kann. Läuft die Erstellung eines Systems über eine Consultingfirma oder Softwarefirma ab, so kann die Verbindung zum Kunden auf dem Niveau der Vertragsabteilung oder der Firmenverwaltung basieren. Es kann vertraglich festgehalten werden, daß der Systemanalytiker den Benutzer nicht direkt, sondern nur über einen Mittelsmann, kontaktieren darf/kann. Aus soeiner Situation können sich mit größter Wahrscheinlichkeit Mißverständnisse bilden. Dem Systemanalytiker können die Wünsche des Benutzers nicht richtig übermittelt worden sein oder seine Vorstellungen werden vom Benutzer nicht richtig interprediert. Meistens werden die Mißverständnisse erst dann aufgedeckt, wenn keine Veränderungen mehr vorgenommen werden können. Daraus ergeben sich folgende Überlegungen:
"Benutzer" ist ein Einzahlbegriff und bezieht mit ein, daß der Systemanalytiker mit einer Person zusammenarbeiten muß. Da auch mehrere Benutzer beteiligt sein können, ist es falsch von einer formlosen, homogenen Gruppe von Menschen zu sprechen, da jeder eine eigene Persönlichkeit, eigene Hintergründe, eigene Interessen usw. hat. Möglichkeit der Einteilung:
Für ein typisches Systemanalyseprojekt wird einige Zeit dafür verwendet, um die Anforderungen der Benutzer ans System gerechtzuwerden. Welche Personen dazu in Frage kommen und auf welchem Niveau das Ganze ablaufen soll, ist von den Projekten her unterschiedlich. Grundsätzlich hat man mit drei verschiedenen Benutzergruppen zu tun:
Zu den Bedienungspersonen zählen z.B. Büroangestellte, Arbeiter und administrative Personen, sowie in einer Großfirma Sektretärinnen, Versicherungsagenten, Buchhalter, die Versandabteilung, Personal zur Auftragseingangsverwaltung und Assistenten. Soll ein Echtzeit-System erstellt werden, so sind die Ansprechpartner Ingenieure, Physiker, Fabrikarbeiter, Piloten oder Telefonistinnen. Bei der Zusammenarbeit sind auf drei Dinge achtzugeben:
Interessant ist auch die Benutzerschnittstelle: Welche Tastatur wird für die Eingabe benutzt? Ist der Aufbau von ihr wie eine alte Schreibmaschine? Welcher Bildschirm wird benutzt? Flimmert er, sind die Buchstaben lesbar? Muß nach einem eingegebenen Fehler alles nocheinmal geschrieben werden? Wie wird etwas zuvor getipptes gelöscht? Wenn vom System ein Bericht erstellt wird, wo stehen die Informationen auf der Seite? Können Datum und Uhrzeit auch seitenweise mitausgedruckt werden? Wichtig sind auch die Fragen, ob das Arbeiten am System physische oder psychische Schäden verursacht.
Sie kennen ihre Aufgabe und die Personen, mit denen sie arbeiten (Kunden, Abteilungsleiter, Kollegen, ...), wissen aber nicht wo/wie ihre Tätigkeit in der Organisation einzureihen ist oder wie der Firmengesamtaufbau aussieht. Das hat entweder mit Desinteresse zu tun oder sie werden nicht vom Vorgesetzten, bewußt oder unabsichtlich, informiert. Daraus muß der Systemanalytiker Modelle erstellen können, die auf den lokalen Blickwinkel (Beschreibung einzelner, kleiner, detaillierter Teile) und den Gesamtzusammenhang (umfassender Überblick, keine Detailbeschreibung) eingehen.
Diese Begriffe werden in der momentanen Implementierungstechnik gebraucht oder der Benutzer glaubt sie gebrauchen zu müssen. Als Systemanalytiker werden Sie mit solchen abstrakten Gespräche über "Funktionen" und "Datenelemente" zu tun haben und müssen anschließend, als getrennte Tätigkeit, diese physikalische Beschreibung in ein "Grundmodell" übertragen. Einem Abteilungsleiter (oder anderem Leitungspersonal: "Leiter", Schichtführer, Vorarbeiter, Bürovorstand, Zweigstellenleiter, leitender Ingenieur, usw.) untersteht eine Gruppe von Bedienungspersonen für dessen Leistung er verantwortlich ist. Zu beachten ist:
Manager werden nur in größeren oder wichtigen Projekten miteinbezogen. Ansonsten beschränkt sich die Zusammenarbeit auf folgende Punkte:
Benutzer haben unterschiedliche Erfahrungsgrade und als Systemanalytiker muß man heute zwischen blutigen Anfängern, großtuerischen Anfängern und echten Experten unterscheiden können. Amateure sind Personen, die noch nie einen Computer gesehen haben und laut verkünden, daß sie die Technologie nicht verstehen. Dies sind meist ältere Leute. Jüngere finden den Computer langweilig, beängstigend oder für sie selbst unwichtig. Ein Problem tritt bei Amateurbenutzern auf, denn sie könnten Schwierigkeiten haben die Sprache des Systemanalytikers, in der er das System beschreibt, zu verstehen. Deshalb muß der Analytiker verschiedene Systemmodelle erschaffen die eine formale, genaue oder abstrakte Darstellung haben.Meistens weisen die Modelle Bilder mit zugehörigen Text auf. Es gibt auch "großtuerische" Anfänger, die bei ein oder zwei Projekten der Systementwicklung mitgearbeitet haben oder sogar einen eigenen PC besitzen und ein paar Programme in BASIC geschrieben haben und glauben zu wissen, was sie vom System erwarten können oder werfen dem Systemanalytiker seine Fehler vom vorherigen Projekt vor. In die letzte Sparte fallen die "echten" Experten, die wirklich etwas von Systemanalyse und Computertechnik verstehen. Mit diesen Personen kann man gut zusammenarbeiten, es besteht jedoch die Gefahr, daß die Zusammenarbeit den Experten so gut gefällt, daß sie das tatsächliche Ziel nicht erreichen.
Der Systemanalytiker wird mit den verschiedensten Managern zusammenarbeiten:
Hier handelt es sich meist um das Mittelmanagement. Dieses interessiert sich eher für Finanzberichte, Ablaufbeschreibungen, Aufnahmereports oder ähnliches dieser Art.
Die Person befindet sich auf einer etwas höheren Ebene und ist für das Projekt der Systementwicklung zuständig
Hier finden sich Topmanager auf höchster Ebene. Sie sind mit der EDV-Organisation nicht direkt beschäftigt. Ihr Schwerpunkt liegt in externe Informationen (Regierungsanweisungen) und nicht in internen Details. Der Kontakt mit diesen Managern liegt, bei Analytiker, in der Resourcenverteilung (Personal, Zeit und Geld). Die Firmenleitung will daher sicher sein, daß nicht mehr als die für sie zugeteilten Resourcen für die Systementwicklung verbraucht werden. In Bezug auf Manager ist folgendes zu merken:
Die Beziehungen zwischen Systementwicklungsaktivitäten und dem Rest der Firma hängt stark von der Firmenorganisation ab. In Abbildung 2.2.I ist eine klassische Firmenorganisation beschrieben, die die Rechnersysteme in der Finanzabteilung eingeführt hat (Lohnabrechnungen, Hauptbücher und Zahlungseingänge). Da die EDV auch für andere Abteilungen notwendig ist, wurde in den 70ern die EDV-Abteilung einer anderen Abteilung zugeordnet (Abb. 2.2.II). In den 80er Jahren hat es sich soweit durchgesetzt, daß jede Abteilung ihre eigene, unabhängige Systementwicklung hat (Abb. 2.2.III).
Ob an Ihrem Projekt Rechnungs-, Qualitätsprüfer u/o Normenkontrolleure mitbeteiligt sind, hängt ganz von der Größe Ihres Projekts oder der Art Ihres Unternehmens ab. Da diese drei Gattungen ähnliche oder identische Ziele und Perspektiven haben, können sie in eine Gruppe zusammengefaßt werden. Man muß jedoch auf drei Probleme achten:
Als Systemanalytiker sind Sie die wichtigste Person eines jeden Projekts zur Systementwicklung. Allgemein spielt der Systemanalytiker mehrere Rollen:
Darunter fällt die Aufdeckung von Details und Dokumentierung von Geschäftspraktiken, deren Methoden von "Generation zu Generation" weitergegeben wird.
Die Ursache und Wirkung von Benutzerproblemen muß auseinandergehalten werden. Mit ausreichendem Computerfachwissen wird der Benutzer darin unterstützt, neue Computeranwendungen ausfindig zu machen und beim Aufbau neuer Firmenstrategien Unterstützung zu finden. Früher wurden die Benutzeraufgaben mit gesteigerter Geschwindigkeit fortgeführt. Heutzutage besteht die Hilfe darin, Alternativprodukte zu entwickeln und neue Märkte mit dem Computer zu erschließen.
Der Systemanalytiker versucht bei den verschiedenen Meinungen und Vorstellungen, über den Aufbau und die Funktion des Systems, seine eigene durchzusetzen und benötigt eine Menge Verhandlungsgeschick und Diplomatie, um zu einer Übereinstimmung zu kommen.
Die Projektleitung gehört nicht unbedingt zu den Aufgaben eines Systemanalytikers. Da der Systemanalytiker mit der Projektarbeit vor den Programmierern beginnt und meist mehr Erfahrung hat, wird er häufig als Projektleiter, mit all der verbundenen Verantwortung, eingesetzt.
Für diese Aufgaben brauchen Sie als Systemanalytiker genügend Wissen und Menschenkenntnisse, um Meinungsverschiedenheiten und politische Machtkämpfe zu schlichten. Weiters brauchen Sie praktische Erfahrung, um den Betrieb des Benutzers verstehen und auswerten zu können. Wichtig ist auch die Computerkenntnis über den Einsatz von Hard- und Software. Das System muß aus vielen verschiedenen Perspektiven betrachtet werden und in abstrakter und in physikalischer Form vorstellbar sein. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, benötigt man viel Logik und Organisationstalent.
Dem Systementwickler (= einer oder eine Gruppe) wird das Ergebnis Ihrer Systemanalyse vorgelegt. Der Systementwickler darf nicht-technische Benutzeranforderungen umformulieren, die dann dem Programmierer vorgelegt werden. Sind der Systemanalytiker und -entwickler nicht ein und dieselbe Person oder nicht in derselben Arbeitsgruppe, so ist es äußerst wichtig, während des Projekts im engen Kontakt zu stehen, da sie stark informationsabhängig sind. Der Entwickler muß aus den vorhandenen Daten eine hochwertige technische Entwicklung durchführen und der Analytiker muß wissen, ob die Anforderungen technisch realisierbar sind und kann mit den erhaltenen Informationen über Veränderungen auf Seiten des Benutzers verhandeln.
Im Regelfall gibt es keinen Kontakt zwischen Systemanalytiker und Programmierer, deshalb wird der Systementwickler als "Mittelsmann" eingesetzt. Der Analytiker präsentiert einen, von der Technologie zu den Systemanforderungen unabhängigen, Bericht dem Entwickler, der wiederum daraus eine durchstrukturierte Beschreibung von der zu implementierenden Hard- und Softwarekomponenten dem Programmierer zukommen läßt. Aus folgenden Gründen kann es zum Kontakt zwischen Analytiker und Programmierer kommen:
Da der Systemanalytiker kaum etwas mit dem Programmierer zu tun hat, gilt das auch in Bezug auf die Bedienungspersonen, da das System schon fertig ist. Die Bedienungsdetails zwischen der Benutzergruppe und der Abteilung, die für den Großrechner zuständig ist, werden vorher ausgehandelt. Es muß nur sichergestellt werden, daß Schnittstellen zu dem Großrechner vorhanden sind, da die Bedienungsperson auch einen Laptop benutzen könnte.
Der Systemanalytiker ist ein Dirigent, Moderator und Einrichtungsspezialist. Er muß viele Aufgaben absolut selbständig oder in Zusammenarbeit mit anderen Spielern im Systemspiel erledigen. Ihnen wird die Arbeit leichter fallen, je mehr Sie über die Leute, mit denen Sie zusammenarbeiten, Bescheid wissen. Jeder Mitspieler besitzt unterschiedliche Ziele, Perspektiven und Prioritäten. Sie können auch im Inneren andere Ziele verfolgen, die die Aspekte eines Projekts zuwiderlaufen.
Er kann auch als Anwender bezeichnet werden.
Er sollte nicht mit dem Benutzer sprechen, wenn es vertraglich festgesetzt ist, daß der Systemanalytiker nicht mit dem Benutzer in Kontakt tretten darf.
Ein Abteilungsleiter wird hauptsächlich nach Leistung und Budget verglichen und da kann es vorkommen, daß der Abteilungsleiter nur an Gesamtheiten und nicht an Details interessiert ist. Die Spieler im Systemspiel In diesem Kapitel erfahren Sie:
Hauptgruppen von "Spielern", die man bei einer Systementwicklung antrifft:
Die Benutzer Mißverständnisse vermeiden:
Die verschiedenen Arten von Benutzern Möglichkeit der Einteilung:
Einteilung der Benutzer nach Firmenposition
Einteilung der Benutzer nach Grad der Erfahrung
Management
Systemanalytiker Kann sein:
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